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商务礼仪之信件邮件礼仪

书面沟通是商务交往、特别是日常工作中有力的交流工具。与口头的交流相比,书面沟通具有以下优点:

1.一目了然:白纸黑字能使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论,以及达成的共识一目了然,并保持跟进直至工作完成。当讨论的结果被记录下来、经详细商讨并最终写在纸上时,投机取巧的人就没有施展拳脚的空间了。

2.书面跟进:能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则,并充当了作为每个工作项目历史档案的功能。例如:我要协调团队完成一项销售任务,时间非常有限,离规定的完成日期不远,此时准备一份书面备忘录给我的队员、主管以及合作伙伴,将使我更加清楚采取什么步骤,如何对每个人进行跟进。它促使每个人共同关注一件事、说同一种语言,以及清楚哪些已经做完,还有哪些需要做。最后,书面跟进能保证论功行赏。能确保分辨出哪些人履行了承诺,哪些人因及时完成了工作而得到肯定。

3.充当意见不和、起争端时的证明:没有人是完美的。毫无疑问,每一个工作项目都面临特殊的挑战,不管这种挑战是运筹上的还是人际关系上的。书面记录能帮人关注于事实而不是感受,或其他个性和工作风格上的差异,并以合理的方式解决意见不和以及争端。 由于科技进步,现在的文字和书面的沟通一般是通过Email 进行,在一些特别正式的场合,才需要纸质文字记录。下面我们先谈商业信件的格式、内容,再讲Email 的一些特色。

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作者: 彼稷

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