第三条  发文管理

八、发文管理是对公文的拟订、审核、签发、用章、发布、存档等系列活动的管理。

九、发文管理的流程：1、拟订——2、内容审核、格式审核——3、签发——4、登记、上文号、用印－－5、发布——6、存档

1、拟稿

业务部门、分公司、项目组根据本部门业务性质和公文用途正确选择公文类别，进行拟稿，《公文类别与用途》（附件1）公文内容必须遵循一文一事原则，行文要事实清楚、观点明了、条理清晰、语言规范凝练。公文格式要符合《公文格式标准》（附件2）的规定。公文拟订完成后，填写《发文审批单》（附件3），附于公文前，履行发文审批程序。

• 审核

省公司的发文，行政部门负责公文类别、格式审核，主办部门主管副总进行内容审核并签字；部门内部发文（省公司业务部门发给子公司本业务部门的公文），由部门主管负责内容和格式审核；子公司、项目组发文，由子公司、项目组负责人负责内容和格式审核，审核人按要求审核后，填写意见并签字。

• 签发

各单位发文由一把手或一把手授权签发。

• 登记、上文号、用印

行政部根据《发文审批单》审批情况，按发文顺序，指定发文号，并填写《发文登记表》（附件7），并加盖单位公章。

• 发布

发文以不可修改文档形式由行政部门人员通过邮箱传递；对外公文以纸质文档形式由主办部门工作人员报送外部单位。

• 存档

公文发布后，公文管理将所发文件（纸质附带审批单）及电子稿存档。

第四条 收文管理

十、收文管理是指对送达或公布的公司内外部文件的签收、办理等一系列活动进行管理。

十一、收文办理流程：1、审核——2、签收（下载）登记——3、拟办——4、批办——5、承办－－6、催办——7、办理结果反馈——8、存档

1、签收：凡接收到的文件为集团各部门、子公司、项目组、各职能部门及外单位的经营管理性文件，都由公文流转员签收；

2、审核、登记：公文流转员在签收时，对子公司、项目组、各职能部门上行的文件，对公文的格式、签发人等内容进行审核，确定附合公文流转格式，在《收文及办理情况登记表》（附件6）上登记。并向发文单位反馈已收到该文件。收文人确认收到文件的时间为办文开始时间，如果发文单位上报文件后，没有及时收到已收信息，要自行进行跟催。如果文件不附合要求，要反馈给发文单位，说明理由，并电话告知。登记后，填写《收文及办理情况登记表》，该单随公文一起流转。

3、拟办：文件流转员将登记好的公文交由总经理助理，根据职能分工和所涉及业务流程，提出拟办意见。重要公文，不能确定承办部门或涉及几个部门联合办理的公文，直接报总经理批办。

4、批办：公文流转员按拟办意见，将公文传至相关业务主管领导进行批办。相关业务主管领导接到文件后，根据业务管理权限，写出具体办理意见，提出交由何部门、或何人处理及如何处理的意见。如在管理权限内不能决定的，写明原因，并提报总经理审批，超出总经理权限的，由总经理写出处理意见，由相关部门报集团部门或总裁审批。主批人应要写明姓名、审批日期，不允许圈阅。公文流转员将审批的文件交由承办部门或责任人。

5、承办：承办部门是办理某份文件的责任单位，负责按领导批示办理完结并向行文单位反馈信息的全部过程。相关部门或责任人接到批办的意见后，及时按领导要求进行办理。对子公司、项目组的请示事项，要及时形成批复文件，并负责按发文流程进行批复文件的发文。需要向集团请示的，填写《上行文审批单》（附件4），按领导批办意见上报集团相关部门，并及时跟催（此办文及文件传递由承办单位及责任人办理）。

6、催办：由公文流转员按收文登记的时间和文件的紧急程度负责跟催督办，各部门应严格按批办意见办理相关事项。

7、办理结果反馈：承办部门或承办人根据文件办理情况，向发文单位以书面形式进行反馈办理结果，须发文件答复的事项，不必另行反馈。同时，在《收文处理单》上，填写办理结果，并把此文及书面反馈的办理结果一同返回公文流转员存档。

8、存档：公文流转员把填有办理结果的文件，进行登记，并存档。

第五条  公文流转时限

十二、公文流转时限要求为一般文件：在3个工作日内流转完毕；加急文件，在当天回复，有特殊情况，最迟不超过2个工作日回复。

第六条  检查与考核

十三、行政部定期对公文流转情况进行评价，对流转执行不到位的现象进行汇总，并定期进行通报。

十四、对于在工作中责任心不强，违反公文流转要求，致使公文超期滞留、丢失、损坏、泄密，或在有关工作中推诿、拖延，给公司造成损失的人员，将视情节严重程度，给予相应的处分。

第七条  附则

十五、本办法由省公司行政部负责解释、修订。

十六、本办法自2021年10月1日起执行。试用期为6个月，6个月内无修订，自动转入实施。原一切公文流转的规定和原行文习惯废止。

附件：

• 《应用公文类别》
• 《公文格式标准》
• 《发文审批单》
• 《上行文审批单》