二、 工程类合同(施工、监理合同)
(一) 各方职责
1、 工程部(合同承办方):负责编制合同、合同审批单,并按要求修改,招标至少三家施工单位的报价(施工预算,监理合同不用报预算),打印合同,存档合同。
2、 法务部:负责审核是否已立项、合同条款、合同审批单,监督合同签订流程,存档合同。
3、 高管:审批上报的工程类合同。
4、 董事长:最终批准合同。
(二) 具体流程
1、 预算审核:造价员审核预算是否合理。合同承办方与合作单位进行协商价格,择优选择合作单位。预算审核原则应严格按照招投标流程走
2、 工程审核:工程部审核合同中的工程是否符合设计,并确认工程量。
3、 合同编制:合同承办方编制电子版合同,提交至法务部法务助理审核。
4、 合同审核:法务助理对合同文本进行审核,如有需要修改,由合同承办方进行修改。审核合格后,法务助理通知合同承办方编制电子版合同审批单,在合同审批单中需填写合同号,法务助理审核合格后,合同承办方打印合同审批单。
5、 合同批准:合同承办方负责人在合同审批单上签字确认后,由合同承办方办理签批流程。具体流程:法务助理签字确认、法务部负责人签字确认,主管副总经理、总经理审批、董事长最终批准。待合同批准后,走签订流程。
6、 合同签订:待合同审批完成后,合同承办方将已批准的电子版合同打印4份,待对方在合同中签字、盖章(包括骑缝章)完成后,由合同承办方办理合同签订流程,由总经理签字,到行政部部盖相应合同章(盖章需用印审批,由总经理签字同意),合同签订完毕邮寄给对方2份。
7、 合同存档:我方存留2份,档案员1份(总经理签字的1份原件,包括合同审批单原件),法务部1份(包括合同审批单复印件),合作单位2份。