三、 采购类合同(材料采购、设备采购合同)
(一) 各方职责
1、 合同承办方(采购单位):负责编制合同、合同审批单,并按要求修改,招标至少三家采购单位报价,办理合同审签流程,打印合同,存档合同。
2、 法务部:负责审核合同条款、合同审批单,存档合同。
3、 高管:审批上报的采购类合同。
4、 董事长:最终批准合同。
(二) 具体流程
1、 合同编制:选择常规物资时,合同承办方从我公司入围的采购单位中选择合作单位,按照入围时确定的综合单价确定合同额;选择其他采购物资时,不在综合单价内的,按照货比3家原则,请对方提供报价单,需盖对方单位公章。择优选择合作单位后,合同承办方编制电子版合同。
4、 合同审核:合同承办方将合同电子版及比价资料原件提交至法务部法务助理处,法务助理对合同文本进行审核,如由需要修改,由合同承办方进行修改。审核合格后,法务助理通知合同承办方编制电子版合同审批单,法务助理审核合格后,合同承办方方可打印合同审批单。
5、 合同批准:合同承办方负责人在合同审批单上签字确认后,由合同承办方办理签批流程。具体流程:法务助理签字确认、法务部负责人签字确认,主管副总经理、总经理审批、董事长最终批准。待合同批准后,走签订流程。
6、 合同签订:待合同审批完成后,合同承办方将已批准的电子版合同打印4份,待对方在合同中签字、盖章(包括骑缝章)完成后,由合同承办方办理合同签订流程,由总经理签字,到行政部部盖相应合同章(盖章需用印审批,由总经理签字同意),合同签订完毕邮寄给对方2份。
7、 合同存档:我方存留2份,档案员1份(总经理签字的1份原件,包括合同审批单原件),法务部1份(包括合同审批单复印件),合作单位2份。