（三）建立队伍

专门活动的举办通常是阶段性的，不可能常年有专门的班子来筹办各项事宜，光靠公关人员又显得势单力薄。因此，建立一支专门活动的队伍显得十分重要。这支队伍要由公关部门直接领导，有各方面特长的人参加，最好由组织的负责人挂帅，以便各方面工作的协调。由于队伍是新组建的，故必须明确分工，各负其责。要止每位参加活动的成员都明确这项专门活动的目的、主题、活动形式、传播重点以及自己承担的任务和角色。教育每个成员在实现目标的前提下创造性地进行工作，迸发出自己的聪明才智。公关部门和公关人员在专门活动中要起主导作用，要教育培训参加人员，要注意各部门、各环节的衔接和协调，要随时注意修正偏离活动目标的言论和行动。只要我们建立起一支精干高效、具有开拓精神和活动能力的队伍，卓有成效地开展工作，就能让公众感到身手不凡，独具特色，从活动中体现组织的实力、魅力和潜力，显示组织内人才济济，员工素质较高，从而更好地树立组织的形象。

（四）确定专门活动的时间、地点和规模

专门活动的举办涉及面有大有小，规模要因内容而异，不一定规模越大越好。但必须有一定场面的活动则应有一定规模，否则影响传播效果。专门活动的时间和地点，既要考虑策划时的设想，又要在广泛调查的基础上，根据气象、交通、经费可能、参加人员的情况等综合考虑而定。专门活动与本组织的日常工作要合理安排，特别是在人力、场地、设施上要统筹考虑，并尽量照顾专门活动的需要。

（五）制造新闻

举办专门活动的重要目的是通过制造新闻来实施传播。所以，这是专门活动中最关键的一步。要在活动举办前就着重考虑新闻事实的基点和中心，在活动中着力渲染。（1）浓墨重彩加以描绘；要拟定宣传报道计划，选择和确定传播媒介；要与新闻界取得联系，邀请新闻界人士参加活动并现场接受采访或提供准备好的有关专门活动的情况介绍。如新闻界人士未能参加活动，则要主动向新闻单位提供有关专门活动的文字和声象资料，最好是写好新闻稿或编好专题片供新闻单位选用。日本电通株式会社曾策划过一起颇具新闻价值的事件来庆祝公司66 周年纪念日。1967 年7 月1 日，公司选择了66 周年纪念日这天，从位于银座的旧楼迁入筑地的新居。这天清晨，总经理率领2000 多名员工高举“谢谢银座各界人士过去的关照”、“欢迎筑地各界人士今后多多赐教”的旗，浩浩荡荡由银座向筑地进发。这一壮观的场面吸引了东京的许多公众，也引起了新闻媒介的关注。日本各大报纸、电台和电视台都进行了报道。看过报道的人都说：“真了不起，到底是电通！大广告公司连搬家都成了新闻报道的好体裁。”