(四)确定展览(销)会举办的地点和时间
展览会的地点要选择交通方便的地方,周围的环境尽量与展览内容相配合,各种设施能满足展览的需要,举办展览会的时间除了因展览内容有特殊要求以外,尽量选择在节日、假日开展,可以让更多的观众有暇参观。带有纪念性的展览会当然要在纪念日展出。
(五)做好开展前的各项准备工作
包括文字、图片的制作、安放,实物的运达、布置,各种宣传材料的印制,讲解员和接待员的训练,咨询点的设立,展区平面图的绘制,辅助设施加产品订购、邮寄、海关、检疫、运输、旅游、文印等机构的设置,展览会徽标的设计和制作,纪念品的准备等等。
(六)成立专门对外发布新闻的机构
负责与新闻界的联系,制定新闻发布的形式,每天展览结束,都要将一天的情况写成新闻稿,供新闻单位选用,以扩大展览会影响的范围和效果。
(七)搞好展览(销)会的费用预算
要具体列出展览会中需要支出的费用项目,本着精简节约的原则分配资金,统筹使用。有时还要将总费用向参展单位摊派。
(八)搞好开展仪式
尽量邀请社会名流或专家学者参加,以扩大影响,吸引更多的参观者,同时也借机制造新闻,增强传播效果。