(九)发会务通知
- 在所发会议通知的基础上,结合已确定的参会及预定情况,公布所有安排。应包括时间、地点、主持人、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线图
2.会前3天发给与会者
(十)欢迎牌、横幅、PPT制作
1.根据实际情况制作
- PPT为议程应包括会议时间,内容,汇报人。
3.会前1天完成
(十一)会议文件准备
1.会同发起部门打印文件
2.会前2天完成
(十二)准备会议及人员安排
1.就会议准备情况进行通报
2.两天以上的会议,至少安排三个行政人员服务
3.会前1天完成
(十三)食品的采买 依据会议的长短,采购相应的水果、干果及小点心、瓶装水
(十四)会场布置
1.所有会议所需用品需在会前2小时运到会场
2.会议室所需用品(投影仪,胶投,幕布,白板,激光笔)需在会前1小时摆放并调试完毕
3.所用水果、干果及点心交由服务人员清洗并在会前30分钟摆放完毕
4.会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前30分钟准备并调试完毕
5.摆放指路牌,指明会议室及会务组的地点。
6.台卡、文件于会前30分钟放置
7.通知汇报人员于会前5分钟就座并准备好汇报资料
8.茶水需在会前10分钟开始冲泡
二、会中工作
(一) 会议室
- 引导座位,签到
- 会议的全程要有一名会务人员留在会议室,保障会议的服务,做好摄像、录像工作,每次汇报开始时,要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况
- 协助汇报人员做好汇报PPT文件的调试及资料分发工作
- 及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整工作
(二)用餐保障
1.结合会议的进程和人数,通知餐厅饭菜的准备情况(人数)及用餐时间
2.如果下午有会议议程,午餐应安排为工作快餐
3.做好就餐座位安排,合理搭配,做好人盯人服务
4.酒水准备到位
5.晚餐时通知第二天行程
(三) 住宿保障
1.提前获得房间钥匙,并分发给与会人员
2.晚上与总台设定较早时间,并提醒早餐
3.会议结束当天12点前,收齐房间钥匙
(四)娱乐保障
1.了解领导的需求,安排人员做好服务
2.准备好扑克、麻将牌等娱乐设施
3.准备室外活动
HZ5 会议纪要 发起部门 部门经理 1.发起部门派专人最好会议纪要,与会后两天发给与会者