人力资源老鸟 人资制度 合同管理制度

合同管理制度

1、目的
为了促进公司对外经济活动开展,规范公司的经营行为,减少和避免合同纠纷,根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规的规定,结合公司实际,制定本制度。
2、适用范围
公司各部门及与公司外各类法人、自然人、其它组织进行各类经济活动和非经济活动所签订的各类合同、协议、章程等均遵守本制度。
3、定义及原则
合同管理是指合同从准备、谈判、签署、生效、履行、变更、解除直到解决纠纷、救济权利的整个过程中所进行的一系列民商事法律行为,包括:合同管理的部门及其职责、合同的签署、合同的审查、合同的履行、违约情况的处理、合同档案的管理。
合同管理实施“依法管理、全程管理”的原则。
4、合同管理分部职责
4.1 合同承办部门的职责
 根据授权依法组织合同的签订、变更、解除等事宜;
 负责初审合同经办人草拟的合同,并提出审查意见,供公司领导及其他联审部门参考;
 对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责;
 依法履行合同,跟进合同的履行情况,及时以书面形式向公司通报合同履行中发生的重大问题及其解决方案;
 在区域顾问律师的指导下及时收集整理出现问题合同所涉及的证据材料;
 负责本部门合同文本管理、存档及归档移交工作。
4.2合同经办人员的职责
 根据授权办理签订、变更、解除合同相关事宜;
 草拟合同或初审合同签约方提供的合同草稿,并向合同承办部门提供合同草稿、可行性论证及对方经营范围、资信情况及履约能力的调查材料,并对其真实性和合法性负责;
 认真履行生效合同,随时检查合同履行情况;
 及时向合同承办部门汇报合同履行中出现的问题。
4.3财务部门的职责
 从财务管理角度对公司签订的各类合同的合法性和可行性给予管控;
 对确属我公司签订并合法生效的合同,财务部门应及时结算、报销付款;
 对不按规定使用合同专用章或以部门名义对外签订的合同,财务部门可暂不予结算并及时通知顾问律师对合同的有效性进行审查;
 我方先履行付款义务,有预付款或分批付款的合同,未见我方签字、盖章的书面合同原件及合同管理部门的审查意见,财务部门不予付款;
 对方需先履行义务,我方主要是付款义务的合同没有充分证据表明对方已完全履行合同义务的,财务部门不予付款。
4.4行政部的职责
 严格审查公司签署的合同的审批流程及印鉴申请流程,为流程完备的各类合同加盖合同章。
 负责公司重要合同原件(或复印件)的等级存档。
 合同承办部门需要自行保存好合同的复印件或电子版扫描件,以便今后的查阅需要 ,行政部负责合同的存档,若需要时可向财务提供查阅服务。
5、合同的委托代理
5.1 下列人员有权代表公司签订合同:
 公司法定代表人;
 公司董事长、总经理批准并授权委托的相关人员。公司相关职能部门(采购部、工程部、销售部、客户服务部等),依其岗位职责和职务,在接受董事长、总经理签约指令后(办公会议确定签约、资金计划确定签约、领导临时性指令签约(微信、短信)、提报采购计划申请签约等),该部门的工作人员可作为被授权的合同经办人代表公司签约。
5.2 各法人委托人的具体权限由公司董事长、总经理确定,在对外正式签发的《授权委托书》中注明。受委托人必须严格按照授权范围行使签约权,禁止超越代理权限对外签约。
5.3 授权委托书不得转借他人或涂改,凡调离本单位或改做其它工作失去代理条件的,应主动向合同主管部门缴销授权委托书;不缴销证书者,人事部门不得办理调动手续。
6、合同的签署
6.1 公司对外发生经济往来,除标的额较小或能即时清结的外,均须签订书面合同。
6.2 凡有国家或行业示范文本的,应当优先使用,但在选用时,对涉及权利义务关系的条款经办人和合同承办部门要重点审查,必要时可以进行修改。无示范文本的合同采用合同承办部门提示的示范文本。
6.3 签订合同应当使用承办部门组织联审过的合同统一文本或参照规范文本,具体份数按实际情况确定,但我方至少留存三份(如适用),合同管理部门一份、财务一份、承办部门一份。
6.4 合同经办人应当参加合同谈判,并做好文字记录。文字记录应当同合同文本一起归档备案(包括部门内归档及人力资源部归档,以下同)。
6.5 当事人协商一致的修改、补充合同的文书、电报、传真、图表、会议纪要、备忘录等都是合同的组成部分,应随合同文本一起归档备案。
7、合同的审查与审批
7.1 合同审查应当在合同正式签订前进行。合同审查包括专业部门审查、财务审查和法律审查,由不同部门分别进行。
7.2 公司合同审批的常规流程:
 合同经办人应填写合同审批表,委托其作为合同经办人依据(主管领导批准或其他授权依据,如会议已决定签约、已批准资金计划确定签约、已批准采购计划确定签约等),同时经办人把待批合同草案文本、与对方签约谈判的过程(记录、备忘录、谈判会议纪要等)有关签约活动的相关资料,一同上报合同承办部门负责人;
 合同承办部门负责人负责对合同的业务内容等进行审查,并签署意见;
 财务部门负责对合同的财务相关条款进行审查,并签署意见;
 如该合同牵涉其他业务部门,由合同承办部门分送该业务部门负责人进行审查,并签署意见;
 由合同承办部门将以上意见汇总后报公司管理层进行审查,决定批准与否。
 所有合同联审部门/人员,均须对合同的合法性、完整性和可行性负责。
7.3 专业部门对合同审核的内容主要包括:
 合同的技术性(技术可行性分析、技术措施是否合理、技术难题和风险)
 合同的安全性(对公司的商业秘密和知识产权是否采取保密措施、不得损害公司的商业信誉和其它利益)
 业务部门认为必须审核的其它内容。
7.4财务审查内容包括
 资金、资产的合法性(资金来源合法,资产的所有权明确、资金使用和资产动用的审批手续齐备、资金、资产的用途及使用方式合法);
 价款、酬金和支付方式合法(价款、酬金的数额符合市场价格、价款、酬金的支付方式符合财务纪律、与资金、资产有关的其它事项);
 财务风险控制(合同的签订与履行在融资方面的要求应符合公司资产负债率指标要求;合同的签订与履行在融资方面的要求应符合公司发展战略要求;合同货款结算方式的合理选用);
 保函内容的合理性及风险性;
 索赔条款的合理性;
 财务部门认为需要审核的其它内容。
7.5 法律审查应当由公司法务部负责。
7.6 公司法定代表人或授权委托人根据各审核部门的审核意见决定是否签约。
7.7 合同上报及审批把关不严出现的相关问题,由承办部门及问题相应主责联审签批人承担责任,公司视情节给予相应罚款,情节严重者另行承担法律责任。
7.7合同审批、盖章与存档程序
 合同审批按以下顺序依次逐级审批:合同经办人(填写合同审批单并连同合同草案)→合同承办部门负责人→法务审批→公司分管副总经理审批签字→财务总监审批签字→总经理审批签字→董事长批准签字→合同(协议)盖章生效存档前由法律顾问确认签字→经办人履行存档手续报档案部存档。
 合同审批原则上按顺序依次签批。特殊情况可通过微信审批并以截图为据,但须在7日内履行补签手续,必要的需做出说明。微信截图不可做为存档资料存档。
 合同经办人负责核查合同的页码、签约人、签约日期是否准确无误,确认合同文本的完整。
8、合同的履行
8.1 合同依法生效后,既具有法律约束力。一切与合同有关的部门和人员,应严格履行合同规定的义务。
8.2 合同执行部门应负责记录和监督对方的履约情况,保存好相关单据、信函、会议纪要、鉴定报告、检测结果等资料。对于出现问题的产品还要进行保存、拍照。
8.3 合同执行部门还应按月填写“对方合同执行情况监控说明”,其中必须列明和验证对方各项履约行为和承诺(如质量、进度等),并将该说明报合同管理部门备案。
8.4 合同履行过程中发现对方履约能力及资信程度下降应及时通知合同管理部门并向分管副总汇报,及时向对方出具不安抗辩书,维护公司合法权益。
8.5 在合同履行过程中如遇法律规定或合同约定的变更解除事由,可以变更或解除合同。
变更、解除合同的审批权限和程序与原合同订立的审批权限和程序相同。
9、违约及纠纷处理
9.1 发生合同纠纷后,承办部门应首先及时与对方协商解决。协商不成时,应在规定的期限内以书面形式上报主管领导和合同管理部门。
9.2 对于需要应诉或起诉的案件,经公司领导批准后,由合同管理部门协助公司法务部进行证据收集、谈判、参加调解和出庭。
10、合同的盖章、登记、备案与存档
10.1合同文本履行审批程序后交行政办公室盖章。
10.2用印范围和用印手续的审查。办公室印章管理人员要认真核对合同审批单的日期、内容、审批权限、份数、签约人等内容是否符合规范要求;公章和合同主体名称是否一致;合同文本的页码、签约人、签约日期是否填写齐全准确,符合用印要求后方可予以盖章。
10.3印章使用规范。按照合同要求在指定位置处盖章,要求清晰、准确,不可重叠盖章。合同内容在1页以上的,应在每页加盖骑缝章,盖骑缝章要求均匀,不能遗漏。
10.4合同签署后的存档。经双方确认盖章后的合同原件,经办人将合同文本原件及相应附件(如合同审批单等)报办公室存档。合同正式文本存档时须认真填报存档信息,填报后方可收录存档。
10.5合同文本必须至少一式四份,其中二份交给对方,其余原件必须在合同签订之后三个工作日内报送财务部和行政部。合同签订部门、合同履行部门因工作需要使用原件时,向合同管理部门办理暂借手续。
10.6 合同的档案管理是合同管理的基础工作,行政部应根据实际情况建立合同台帐、报表,并按时填报。
10.7 合同承办部门应对部门承办的合同分类归档,编号登记,并建立合同台帐。
10.8 合同签订后三个工作日内,合同承办部门应将合同档案原件整理装订送交行政部存档。合同档案的范围包括:信誉调查报告、意向接触报告、合同文本草稿、合同审批表及审批修改意见、法人授权委托书、对方资质证明文件、各种审批管理表格、合同谈判记录、合同正本及附件、合同签订、变更、解除过程中的信函、电报、电话记录、传真资料、票据凭证以及其他有关资料、文件(合同签订后取得的资料,应在取得资料后三个工作日内归档)等。
11、保密
11.1本公司所签署的一切合同,涵盖企业经济活动的核心商业机密,除公司明确表示可以公开披露以外,必须严格保密,保密期限为长期。合同保密期间,禁止本公司在未经授权许可的情况下查阅、摘抄、复制、摄录、传阅合同文本,有关保密工作细节,参照本公司《员工保密制度》执行;
11.2已签订合同归档后,档案室按合同业务涉及范围、合同的部门合作关联关系、履行合同联系程度等因素确定发放范围。收到合同副本部门员工应注意保密妥善保管。与合同业务无关的员工禁止查阅、摘抄、复制、摄录、传阅合同文本;
11.3除公司法务部、财务部、总经理办公室以外,本公司其他部门员工,在跨部门使用合同(查阅、摘抄、复制、摄录、传阅合同文本)时,需获得总经理或董事长批准;
11.4已签订合同,若公司董事长审批为“保密”的合同,档案室需单独立档存放。非经董事长本人批准,禁止公司一切员工查阅、摘抄、复制、摄录、传阅合同文本。
12、附则
12.1 本制度有关条款若与国家法律、法规和上级合同管理机关有关规定相抵触的,从其规定。
12.2 本制度由行政部编制、修订、解释,并报董事长或总经理批准;
13.3本制度自下发起施行。

本文来自网络,不代表人力资源老鸟立场,转载请注明出处。

作者: 彼稷

上一篇
下一篇

发表回复

您的电子邮箱地址不会被公开。

联系我们

联系我们

在线咨询: QQ交谈

邮箱: 79895661@qq.com

工作时间:周一至周五,9:00-17:00,节假日休息
关注微信
微信扫一扫关注我们

微信扫一扫关注我们

关注微博
返回顶部