为实现对公司各类会议进行有序的组织于管理，确保会议召开的质量和效率，特制定本细则。

一、会前准备

（一）会议计划申报

1.发起部门填写《会议计划申请表》；

2.确定会议主题、会议目标和应达成的结果、人员、时间及地点要求等

3.如有需要，可召开专门会议

4.需提前20天申请

 

（二）会议场所的选定

1.会前10个工作日确定

2.了解场地情况(外部环境、内部设施、住宿、娱乐、餐饮等)

3.费用比较

 

（三）确定会议议程

1.发起部门填写《会议议程安排表》

2.需提前8个工作日提交行政部

 

（四）发会议通知

1.应注明会议的时间，地点，主持人，议程，会议的注意事项（包括着装要求，内容保密要求，会议文件的要求，请假的要求，会议的纪律等）及路线图

2.需提前7个工作日公布

 

（五）申报会议预算

1.依据会议的长短及要求确认，费用明细包括：会议室费用，住宿费用，餐饮费用，娱乐费用，食品费，交通费，相关费用，不可预见费等，填写《会议费用预算表》。

2.需提前4个工作日完成

 

（六）参会人员确认

1.会同发起部门确认人员有无变动

2.确认住宿、交通、娱乐情况

3.会前3个工作日完成

 

（七）预定

1.根据征询结果，预定会议室、房间、餐饮、娱乐

2.会前3个工作日完成

 

（八）    车辆安排

1.根据人数确定车辆，要求是正规出租公司，并有备用方案。

• 根据会议人员情况，确定路线
• 至少配两台小车服务领导，一台小车为会务组用车