人力资源老鸟 人资制度 会务管理流程细则

会务管理流程细则

为实现对公司各类会议进行有序的组织于管理,确保会议召开的质量和效率,特制定本细则。

一、会前准备

(一)会议计划申报

1.发起部门填写《会议计划申请表》;

2.确定会议主题、会议目标和应达成的结果、人员、时间及地点要求等

3.如有需要,可召开专门会议

4.需提前20天申请

 

(二)会议场所的选定

1.会前10个工作日确定

2.了解场地情况(外部环境、内部设施、住宿、娱乐、餐饮等)

3.费用比较

 

(三)确定会议议程

1.发起部门填写《会议议程安排表》

2.需提前8个工作日提交行政部

 

(四)发会议通知

1.应注明会议的时间,地点,主持人,议程,会议的注意事项(包括着装要求,内容保密要求,会议文件的要求,请假的要求,会议的纪律等)及路线图

2.需提前7个工作日公布

 

(五)申报会议预算

1.依据会议的长短及要求确认,费用明细包括:会议室费用,住宿费用,餐饮费用,娱乐费用,食品费,交通费,相关费用,不可预见费等,填写《会议费用预算表》。

2.需提前4个工作日完成

 

(六)参会人员确认

1.会同发起部门确认人员有无变动

2.确认住宿、交通、娱乐情况

3.会前3个工作日完成

 

(七)预定

1.根据征询结果,预定会议室、房间、餐饮、娱乐

2.会前3个工作日完成

 

(八)    车辆安排

1.根据人数确定车辆,要求是正规出租公司,并有备用方案。

  • 根据会议人员情况,确定路线
  • 至少配两台小车服务领导,一台小车为会务组用车
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作者: 彼稷

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