人力资源老鸟 六大模块 工作分析(岗位说明书)的应用

工作分析(岗位说明书)的应用

一、如何正确认知岗位说明书

岗位说明书是工作分析固态化的成果文件,主要包含职位描述和任职资格两个部分。

首先,我们得搞清楚岗位说明书从何而来?

岗位是组织的最小单元,组织是为目标而服务的,目标来源于组织战略。所以说岗位说明书很重要的一项价值是有没有支撑到组织战略。

其次,岗位说明书是为了让岗位承担者明白做什么,不做什么,做成什么样?即边界和目标!

最后,岗位说明书对岗不对人,因人设岗或者按照现有人员能力描述岗位说明书,只会造成在应用阶段难以落地。

二、岗位说明书应用场景分析

教科书上讲岗位说明书是人力资源工作的基础,对招聘、培训、薪酬、绩效、员工关系管理都有应用,那具体如何应用呢?我们看看具体的场景都有哪些?

1.招聘需求描述时

经常我们在提报招聘需求时会把岗位说明书作为需求进行呈现,但我们很少见过HR会把岗位说明书里面的职责和要求原封不动的作为招聘信息发布,为什么?因为对外和对内展示的内容和点是不一样的。

对外展示时我们更多的是为了筛选候选人才,所以职责会捡重要的3-5点描述,而且是市场上同岗位共有的语言。任职要求描述的更多是最低要求,比如最低本科学历,一线互联网大厂经验等。所以在岗位说明书变成招聘JD是需要做转化的,二者目的和使用对象不一样。招聘JD是为了让候选人看明白、有对比,吸引他投简历!对内的岗位说明书主要是让岗位承担着明白做什么,做成什么样?为什么做?如何做……即我们通常说的6w1h。

2.新员工入职定岗面谈时

新员工入职直接主管都会与其做个定岗面谈,明确岗位的价值和目标、职责范围和要求等,但现实中很少有主管帮新员工解读岗位说明书的内容,其实这里面有很多学问。

比如有关岗位组织关系,让新人明白他的汇报对象是谁?应该对谁负责?下属都有哪些岗位?如果将来要晋升需要做哪些轮岗或者培养几个下属。内部这个岗位需要打交道的其他部门和岗位都有哪些?这些岗位上重点人员与其打交道需要注意什么?需要学习和了解的业务流程有哪些?

3.绩效辅导与日常管理时

管理者很重要的一项职能是让下属明白做正确的事,并把事情做正确!所以说岗位说明书很好的提供一个蓝本,当发现下属工作方向发生偏差时就要立即纠偏,工作效能低下时要看是不是做了不该做的事或者方法不当。所以我一般在做绩效面谈时会让下属重新看一遍岗位说明书,让他自我反省一下有没有很好地落实完成岗位说明书中的工作内容和要求。

目的一是强化对岗位的认知;二是使其能够完成对自我工作的诊断和梳理,尤其是岗位工作目标和方向;三是让其看到完成一项岗位工作需要协同组织内部哪些关系,如何才能做得更好!即要出位看待问题,不能本位思考!

4.员工入离职办理手续时

员工入职在签订劳动合同时,我们通常会写详见岗位说明书,记住此时应该写清楚哪一版本的岗位说明书要有编号,最好是员工在岗位说明书上签字。如果你们公司的岗位说明书需要经常修订和优化的,建议此版岗位说明书为该岗位通用版本,尤其是工作职责和内容一定要涵盖该岗位尽可能的事项,同时任职要求也要写这个岗位的最低要求,并与录用条件保持一致。

员工在离职时,岗位说明书从一定要写清楚该岗位需要的办公设备、成果文件等内容,因为这是员工签字的岗位说明书,在离职交接时我们就清楚知道他必须要交接的硬件设备和软件成果。比如招聘专员岗位,需要用的电脑和手机、手机通讯录、人才库、招聘数据报表等内容。

岗位说明书在很多场景都会应用到,不同行业不同公司的岗位说明书模板也不一样,但只要我们理解岗位说明书的内容和应用点在哪,我们才能编制好岗位说明书!

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作者: 彼稷

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