人力资源老鸟 六大模块 行政部岗位说明书

行政部岗位说明书

(一)部门工作目标:

全面负责行政管理部的各项工作,建立健全公司的规章制度体系,并负责行政管理类制度的具体执行。

(二)部门权限 

  1. 有权协调各部门之间的工作关系;
  2. 在部门职责范围内合理开展各项工作的权力;
  3. 对本部门的员工进行选择与考核的权力;
  4. 提出部门预算和合理使用预算范围内的经费权力;
  5. 选择部门员工和安排工作的权力;
  6. 要求其它部门在工作上给予配合的权力。

(三)部门工作职责

  1. 负责公司全局性文件的起草;
  2. 负责文件收发、传递、协调办理及档案管理;依据管理制度做到及时、准确。
  3. 负责公司各类会议、活动的组织管理;
  4. 负责公司对内、外接待,按接待流程、标准,做到热情接待
  5. 负责公司车辆、宿舍、食堂、办公场所、办公用品管理等后勤保障工作;依据管理制度完成日常工作。
  6. 负责各类证照的办理与年检等;
  7. 负责企业文化建设及企业形象推广;依据公司要求完成相应工作,做到及时、准确。
  8. 制定公司行政管理制度,建立高效的行政管理体系;全责及时完成
  9. 负责公司信息化建设;部分依据公司发展需要及时完成
  10. 完成公司领导临时交办的工作任务;

 

一、行政部行政经理岗位说明书

岗位名称         行政部经理     岗位编号

所在部门         行政部     岗位定员

直接上级         行政总监         工资等级

直接下级         行政助理         职系

所辖人员                   岗位分析日期

(一)本职:协助分管副总负责行政方面管理和协调工作,负责管理行政、后勤、文书、证照、证书等工作。

1.制度起草

职责表述:负责起草公司有关行政管理制度

工作任务:负责起草公司车辆管理、印章管理制度、领用等行政管理制度,行政部请示、报告等相关文件的草拟

2.后勤管理

职责表述:负责统筹管理公司行政后勤事务

工作任务:负责组织公司办公及生活用品、器具、设备、设施的保管与发放工作;

负责公司固定资产的管理;

负责对公司印、信的管理和使用把关;

具体落实安排公司领导的后勤服务工作,包括领导外出用车、机票的定、退

职。

3.秘书工作

职责表述:负责文秘工作

工作任务:负责总公司及外部来文的登记、编号、送拟办及分送传阅工作,安排下属进行文件的登记、送签、交换、传递等工作,包括上级文件的下达,公司相关报告的上报;

负责组织承担监督公司各类文件、报表、资料的打印、复印工作;

整理和制作公司宣传资料;

负责组织下属处理公司领导日常信函的回复、来访接待、对外联络;

4.外来及会务

职责表述:负责公司的对外联络、接待,会议的组织工作

工作任务:组织重要来宾、重要会议及大型庆典的接待、安排和协调工作;

负责公司会议的组织工作;

5.办公费用

职责表述:负责办公费用支出审核

工作任务:执行行政管理财务预算,审核办公费用支出,控制实际费用支出

6.车辆管理

职责表述:负责管理公司公务用车

工作任务:组织管理车辆的日常使用,协调公司各部门的用车需求;

安排公司车辆的大修、进行公司车辆的年审;

负责公司私车公用车辆的油卡充值、登记等工作;

组织司机学习交通法规,加强安全驾驶监督管理,确保出车安全。

7.证照管理

职责表述:证照管理

工作任务: 负责公司证照管理,包括证照年审、换证等工作

8.完成上级交办的其他工作

(二)权力:

  1. 一定权限范围内物品采购的决策权;
  2. 有权向各部门索取必要的资料;
  3. 公司车辆的调度权;
  4. 对公共活动场所的使用有一定调配权;
  5. 有对采购物资存放、发放的监督检查权;
  6. 对所属下级的工作有监督、检查权;
  7. 对所属下级的管理水平、业务水平和业绩有考核评价权;
  8. 有对直接下级岗位调配和奖惩的建议权,任命的提名权;
  9. 对所属下级的工作争议有裁决权;

(三)工作协作关系:

内部协调关系         公司各部门

外部协调关系         政府部门、公安交警部门、车管所、消防队、加油站、汽车修理厂、公路局、等单位

(四)任职资格:

教育水平         大学本科及以上学历

专业         行政、文秘、企业管理或与公司业务相关的专业

培训经历         行政管理、法律、企业管理培训

经验         5年以上工作经验,2年以上相关工作经验

知识         掌握企业行政管理知识,了解法律知识

技能技巧         能够熟练使用各种办公软件,具备基本的网络知识

个人素质         具有较强的判断能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力

(五)其它:

使用工具/设备        计算机、传真机、打印机、Internet网络、文件柜、交通及通讯设备

工作环境         一般工作环境

工作时间特征         经常加班,偶尔出差

所需记录文档         通知、简报、汇报材料、计划、总结、公司文件等

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作者: 彼稷

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