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商务礼仪之会议礼仪

我记得刚开始上班的时候,公司每周一下午都要开例会,这是我最难受的一个时间,因为总在听每个人罗列一些毫无进展的报告,而且这些报告的主要对象是上司,在场的其他人员并不会参与讨论。因此,这些报告原本完全可以通过邮件告知,而没有必要浪费每个人的下午时间。就因为那几年的经验,我很怕开会,因为我很怕浪费我的时间。可是当工作时间久了一点,参加了几次很有效率的会议之后,我开始享受会议,并深深感受到一个开会主持人的角色是多么重要。当我们有一个很明确的讨论目标,每一个人都有宝贵意见并提供新的角度之时,我们讨论出来的结果常常是令人兴奋的。

在召集会议时,一定要了解公司的文化背景,这样才能充分利用会议的功效实现自己的目标。偏西方文化背景下的公司,需要主持人具有非常强的领导才能,按照会议日程安排来主持会议,以免偏离正题,浪费宝贵的时间;而偏中国文化背景下的公司,会前需要做大量的准备工作,了解个人意见,寻求和达成共识,这样才能获得赞同和实际支持。

什么是良性而高效的会议呢?它要求有很明确的目的和举措。一个低效低能的会议会让大家在会议结束后觉得浪费了一大把时间,而且会议所讨论的内容根本不需要一大堆人聚在一起喋喋不休。以下有一些会议礼仪,希望这些提醒可以帮助公司的每一个会议都有最大的效用。

1.会议时间的安排是一个艺术,最好避免两个时间:周五下午——大家都在计划旅游、休息的时间,周一——大家还在从假期中调整的时间。

2.提前通知相关人员会议的议事日程。

3.会议的召集人最先需要考虑的是请谁参加会议,这个人有无出席的必要,他的到场会不会给其他人带来不便?

4.充分考虑会议期间的休息时间,因为每个人的注意力都很有限。

5.当你被邀请参加一个会议的时候,不论去还是不去,都应让对方尽早知道。

6.如果是临时的会议,可以考虑这个会议的重要性,自己出席的必要性,如果是一个很重要的会而你又不能去的话,应该安排其他同事代表你去,并在会后告知你所需要负责跟进的工作,例如写报告等。

会议开始了,座位如何安排?领导坐在椭圆形会议桌的一边,并且是离门最远的地方;客人和贵宾应该坐在领导的对面,即门的旁边。

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作者: 彼稷

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